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オーシャン・アンド・パートナーズ導入事例 - P&W様





愛知県豊橋市でお好み焼き屋を営む株式会社P&W 代表取締役小林耕一氏に、オーシャン・アンド・パートナーズにアルバイトのシフト管理システムの改修を依頼した経緯と効果について詳しくお聞きしました。

もくじ
  1. 株式会社P&Wについて
  2. シフト管理システムの概要
  3. 遠方のオーシャン・アンド・パートナーズに開発を依頼した理由
  4. 一度も顔をあわせることなく開発を依頼
  5. 改修にあたってのこだわり
  6. オーシャン・アンド・パートナーズへの評価と今後の期待


■ 株式会社P&Wについて

-- 株式会社P&Wについて教えて下さい。

愛知県豊橋市でお好み焼き屋「芽吹」を営みながら、インターネットでお好み焼きなどを冷凍したものを通信販売を行っています。年商1億円で、従業員はパートアルバイト含め20人程度です。

P&Wでは、これまで使っていたシフト管理システムを、ネット上で公開して他の飲食店などでも使えるようにするため、オーシャン・アンド・パートナーズに改修を依頼しました。現在、「wormo(ワーモ)」という名前でネット上で公開しています。



■ シフト管理システムの概要

-- まず、ワーモの概要を教えて下さい。

携帯電話を使って、勤務シフトの管理を行うシステムで、アルバイトは携帯電話でシフト申請したり変更したりできます。急な用事などで、既に入れたシフトを変更する場合は、欠員が出た旨の一斉メールがアルバイト全員に送られます。大抵は勤務可能なアルバイトがいるので、その時間に出てくれます。

-- 公開しようと考えた理由は何ですか。

P&Wでは、将来的にはワーモを通した収益を店舗以上にしたいと考えています。現在の無料公開は、そのための種まきです。シフト管理を行う店長クラスが一人頑張れば、なんとかなるため、シフト管理にお金をかけることに経営者は消極的です。そこで無料にすることで、まずは利用者を増やそうと考えました。

利用者が増えれば、様々なキャッシュポイントが生まれてきます。シフト管理にとどまらず、様々な管理ソフトの需要も生まれてくるでしょうし、粗利アップのためのノウハウを提供することも可能です。

2-3年後には、全国の飲食店の経営者やスタッフの交流サイトを作り、各種マッチングや共同仕入れなどを行いたいと考えています。また、経営者やスタッフを顧客対象とする企業と協力して、商品・サービスの提供もやりたいと考えています。その意味で、ワーモはP&Wの今後のビジネス戦略の大きな柱です。

そのための第一歩として、飲食店ならどこも悩んでいるであろうシフト管理を携帯電話で行えるシステムを無料で公開し、まずは利用者を集めることにしました。公開してからまだ時間は経っていませんが、予想以上に利用申込みがあり、手応えを感じています。

多くの飲食店がシフト管理に悩む理由

(小林) シフト申請が、例えば1日2時間で、それが1週間に2日ということが普通にあります。そのような状況で店を回していくには、ある時間帯はホールを担当し、別の時間帯はキッチンで働いてもらうという管理が必要です。そのような複雑な管理は、手書きでは対応しきれません。

また、突然、欠勤ということもあります。代わりのアルバイトを探して来てもらうことになりますが、そうなるとシフト表を変更しなければなりません。欠勤したアルバイトの業務を全てカバーできればいいのですが、いつもそういう訳にはいきません。例えば、空いた3時間のうち2時間しか埋められないということも出てきます。その場合は、ホール担当者に1時間だけキッチンに入ってもらったりする必要があり、そのようにシフト表も書き直す必要があります。当日、営業しながらシフト表を書き直すのはとても大変です。

欠員を埋められないこともよくあります。そこで、人手不足を解消するため、飲食店では常にアルバイトを1人多く雇い、急な欠員に対応できるようにするということが常態化しています。


■ 遠方のオーシャン・アンド・パートナーズに開発を依頼した理由

-- なぜ、オーシャン・アンド・パートナーズだったのでしょうか。以前システムを開発した会社の方がよく分かっているので、よかったのではないですか。

以前のシフト管理システムは、地元のシステム開発会社から紹介されたフリーのプログラマーに作ってもらいました。当初は、そのシステム開発会社に作ってもらうつもりだったのですが、私がやりたいことをイメージできないようで、フリーのプログラマーを紹介してきました。

今回も、はじめはそのプログラマーに見積もりを依頼しようと考えましたが、システム開発会社とは連絡が取れなくなり、断念しました。

そこで、複数のシステム開発会社に問い合わせをしました。その中の1つがオーシャン・アンド・パートナーズでした。

-- わざわざ東京の会社に問い合わせをした理由は何ですか。

東京の会社と意識して問い合わせたわけではありません。当初は、地元のシステム開発会社にも問い合わせをしましたが、シフト管理システムをネットで無料提供したいという私の意図を理解してもらえませんでした。

そこで、私のイメージしているものを実現してくれると思われる開発会社をインターネットで検索し、数社ピックアップして問い合わせてみました。それらは東京、神奈川の会社でしたが、オーシャン・アンド・パートナーズ以外は、やはり私の意図を理解できないようで、見積もりを依頼しても見積もりが送られてこなかったり、私の意図とは異なった機能を盛り込んだ見積もりが送られてきたりしました。 そんな中、オーシャン・アンド・パートナーズは私のイメージしているシステムを実現させてくれると感じられました。

-- どのような対応が、イメージを実現してくれると感じさせたのでしょうか。

オーシャン・アンド・パートナーズの谷尾さんは、「なぜ改修したいのか?」「どのような機能が欲しいのか?」「なぜ、その機能が欲しいのか?」等、ホームページに書かれていた通り、綿密なヒアリングを行ってくれ、私が気づいていなかったところまでも引き出してくれました。質問も的を射たもので、ヒアリングが終わるころには、谷尾さんの質問内容から、実現したいイメージが伝わったなと感じられました。

また、予算も150万円程度だったのですが、それでは無理だとは言わず、余分なものは削りながらも、まずは形にしていきましょうと谷尾さんは言ってくれました。そんな姿勢からオーシャン・アンド・パートナーズは信頼できると思ったので、そのまま電話で開発を依頼しました。

携帯電話を利用するメリット

シフト管理が難しいのは、店長などの管理者と各アルバイトとしかやりとりができず、アルバイトの自主性とシフトの流動性を欠いてしまうからです。アルバイト間でシフト状況の共有ができれば、自主的にシフトに入ってくるアルバイトも増え、埋まりやすくなります。その点、携帯電話であればいつも持ち歩いていますし、簡単に使えるので自分からシフトに入ってくれます。

また、急な欠勤の場合でも、シフトの空きが出たので入れる人を探していると携帯電話にメールすれば、スムーズに欠員を埋めることもできます。

P&Wでは、携帯電話でシフト管理を行うようになってから、人件費だけでも年間300万円程度、カットできました。


■ 一度も顔をあわせることなく開発を依頼

-- 一度も顔を見ることなく、150万円という金額のシステムを依頼するのに不安はありませんでしたか。

ホームページでは、遠距離での開発実績について触れられていましたし、開発担当者も電話で機能面などの詳細なヒアリングを行ってくれましたので、特に不安はありませんでした。逆に、電話でのやりとりから、オーシャン・アンド・パートナーズなら自分のイメージしたものができあがるだろうと期待できました。

-- 開発段階では確認事項がいくつも出てくるものですが、不都合が生じたりしませんでしたか。

直接会ってのミーティングはしていませんが、電話やメールでは頻繁にやり取りをしており、距離は気になりませんでした。1日最低でも2-3通、報告や質問のメールが来ましたし、節目では、そのときの工程がどの段階にあるか説明をしてもらえました。連絡を取らなかった日はなかったのではないでしょうか。開発完了まで何百というメールのやりとりをしています。

また、テストバージョンは早い段階でアップされ、私の要望が実現されていることが確認することができ、安心できました。

開発の途中に1度谷尾さんと顔をあわせただけで、開発担当者の栗並さんとは今日まで顔を合わすこともありませんでしたが、満足できるシステムが完成しています。

-- 開発担当者とやり取りはスムーズにいきましたか。専門用語が出てきて理解できないということなどありませんでしたか。

栗並さんは、私の知識に応じた気遣いをしてくれたので、意思疎通はいつもスムーズでした。当初は、専門用語を使わずに技術的なことを細かく説明してくれ、私が少し勉強して専門用語を使い出すと、そのレベルにあった専門用語を使ってくれました。問い合わせをした別の開発会社では、問い合わせの電話ででも専門用語を多用していたので、オーシャン・アンド・パートナーズの配慮には助かりました。

■ 改修にあたってのこだわり

-- 改修にあたっては、どのような点にこだわりましたか。

システム利用料は無料とはいえ、若干でも改修費用に充てたかったので、一部機能を有料にするようにしました。無料でも利用に差し障りはありませんが、より便利に使いたい店舗向けに、有料機能を設けました。

有料といっても、必要なときだけ費用負担すればよいようにポイント制にし、店舗の負担を軽くするようにしています。

-- 開発担当者として、改修にはどのような点に注意しましたか。

(栗並) 今回は、ワーモを他の飲食店に広めていきたいということでしたので、P&Wさん特有のオペレーション部分を、一般向けに修正しました。また、簡単に使えるようにデザインを変更し、誰でも、ボタン1つですぐ使える手軽なものにしました。

<主な改修ポイント>

ネット公開のための追加機能等
 ・ 登録ページの作成
 ・ ポイント購入機能の作成
 ・ デザインの変更
 ・ 複数店舗のスタッフ宛てメール一括送信機能

もともとP&Wさん内部で利用する仕組みだったので、複数店舗のスタッフのシフトを管理することはできませんでした。ネットで公開するためには、複数店舗を持っている飲食店でも利用できるようにする必要がありました。

従来の機能の改修部分
 ・ 時間単位でのシフト入力機能
 ・ カレンダー形式でのシフト一覧表示画面の追加
 ・ 各日のスタッフのシフト状況の表示

従来のシステムでは、昼番(13:00〜17:00)と夜番(17:00〜21:00)しかなく、時間の変更はできなかったので、シフトの柔軟性アップのために15分単位で選択できるようにしました。また、利便性を高めるために、カレンダー表示を大きくして、一月分のシフト状況をまとめて確認できるようにするとともに、各営業日ごとのスタッフのシフト状況も表示できるようにしました。

-- 改修した効果はいかがですか。

以前のシステムに比べて使い勝手がよくなりました。グローバルメニューを勧められたときは、今のメニュー形式と変わるのでうまく使えるか不安でしたが、操作性は向上しました。栗並さんの提案どおりに、デザインを変えてよかったと感謝しています。デザインや使い勝手が改善されたためか、アルバイトのアクセスが増えてきました。

また、検索エンジンでの上位表示ができるようになりました。古い携帯電話では、SSLが利用できないことがあるので、改修前はドメインをSSL用と非SSL用に分けていました。栗並さんはドメインを統一しても対応できるとのことでしたので、統一してもらいました。多くの飲食店に利用してもらうためには上位表示が必須ですので、助かっています。

■ オーシャン・アンド・パートナーズへの評価と今後の期待

-- オーシャン・アンド・パートナーズに対する評価を教えて下さい。

着手前に綿密なヒアリングをやる点が評価できます。あれほどの綿密なヒアリングはこれまでに経験がありません。ヒアリングが終わった時点で、できあがりがイメージできた程です。やりたいことをすべて伝えても100%実現するのは難しいのに、こちらの期待以上のものを作ってくれたところがすごいと思います。かなりの技術力を持っているのでしょうね。

また、オーシャン・アンド・パートナーズは使えるシステムにするために、いろいろと考えてくれてました。ある機能については、開発段階では盛り込まない方がよいと理由を説明してもらえたり、考えてなかった機能を提案してもらったりとユーザの立場に立った提案をしてくれました。機能追加についての要望にもこたえてくれ、親身になって対応をしてくれました。

-- 今後、どのような取り組みをしていく予定ですか。

検索エンジンで上位に表示されるようにするとともに、利用者のニーズをくみ上げ、必要とされる機能を、誰でも使えるかたちで追加していきたいと考えています。 例えば、勤怠管理とタイムレコードを連動させたり、使わない機能は表示させないようにしたりと、利用者が使いやすいシステムにしていきたいですね。

-- 今後の、オーシャン・アンド・パートナーズに対する期待を教えて下さい。

オーシャン・アンド・パートナーズは顧客の意図をくみ取る力があるので、今までにないビジネスモデルを理解して形にしていってもらいたいですね。世の中に役に立つけれども、あまり受け入れられてこなかったシステムを実現できると思います。 P&Wでは、ワーモの利用者を広げていく施策をとっています。利用者が増えれば、あれをしたいこれをしたいという要望は増えてくると思います。そのときは是非、よろしくお願いします。


左:開発担当者 栗並  右:代表 谷尾

お忙しい中、貴重なお話しをありがとうございました。

■ システム開発の実情についてもっと知りたい方は

実際の開発現場では、顧客の意図を汲むように見えて、請求費用をアップさせるカラクリがあります。こんな業界の裏事情を含めて、皆さまが気付いていないポイントをレポートにまとめました。
参考までにその内容の一部をご紹介します。

1.システム開発業界の裏事情
なぜ、システム開発会社は依頼者の要望を、全て満たそうとするのか。

2.システム開発業界の裏事情
どうして、コンペの見積は当てにならないのか? 

3.自社で費用見通しを立てるには、何を明確にする必要があるのか?

4.初回の面談で、業者をチェックすべきポイントとは?

5.この質問をすれば、答え方で業者の開発姿勢は、一発で分る!

6.業務プロセスの問題を指摘し、修正アドバイスまで出来る、理想的な業者はどうすれば分るのか?

7.システム開発の5つのタイプ別費用の概算

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※ ワーモのWebサイト
※ 取材日時 2011年6月
http://www.hoodo.jp/mfoods/ ※ 取材制作:カスタマワイズ
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