システム会社の選定方法について解説－見積依頼から評価、選定、発注まで

2020/01/06

以前、以下のコラムを書きました。
情報システム開発にあたって最大の難関はシステム会社選定である

システム開発において本当に戦力になるシステム会社を採用するには、見積依頼から始まる選定評価のプロセスが重要です。
本コラムでは選定における実践テクニックを具体的に紹介していきます。

システム会社から得られる提案の質は、渡す情報の質で決まる

システム開発という仕事は、頼む側が思っている以上に請負う側はイメージが湧かないものです。建築物や他の工業製品のよう規格が定まっていたり、形が決まっているものではないからです。依頼企業の仕事のプロセスをイメージするという点において、話しを聞いて理解する側のシステム会社にとってはかなり負担が高いものです。

そのような事情から、あなたが達成したいことについて詳しい情報をシステム会社に渡しておかなければ期待通りの提案は決して望めません。あなたが何をしようとしているか、どんなビジネスを展開しているか、どのような問題に直面しているかシステム会社には充分な情報がないからです。

なるべく「システム会社が自分たちの望みを察することができるかどうかを見定めよう」などとは思わずに、どんな小さな情報でも詳細に最初から伝えるのが得策なのです。

ちなみに顧客企業とシステム会社とのオリエンテーションでよく見かける光景は、顧客が依頼概要をざっと説明したのちに「やりたいことはざっとこんな感じで、あとは提案内容と見積り金額のバランスで評価します」というものです。真面目なシステム会社なら、一生懸命に想像力を働かして提案を考えることでしょう。ですが所詮のところ想像で埋めるにすぎません。こうして行き先がズレ始めるのです。両者にとって何も良いことはありません。

システム会社に渡す情報のまとめ方

システム会社に見積りや提案を依頼するにあたっては、できる限り詳しい情報を最初から提供するのが望ましいとお伝えしましたが、次に具体的に網羅しておきたいポイントについて言及します。

軸としては「目的」「背景」「内容」です。これに「金額」「期間」「依頼範囲」という制約条件を付与することが適正な見積金額と提案内容を取得するためのポイントになります。単に金額の回答を貰うだけではなく「＋α」の提案をシステムベンダから引き出すために定量／定性の両面で具体的な情報を伝えるということです。なお、これによって＋αの提案がないベンダを見切りしやすくなります。

－目的－

システムで解決したい課題は何かを記載します。背景から伝えることがコツです。
これによってシステム会社は自分たちの得意分野や経験から+αの価値を提案しやすくなります。

－依頼範囲－

依頼したい範囲を明確化します。企画から支援を仰ぎたいのか、要件定義以降を依頼するのか、あるいは要件定義は自社で完成するので設計・開発のみ委託するなどです。
これによってシステム会社は必要な人材やスキルが見えることになります。

－内容－

現在のシステム環境、関わる人数、定量データ、使用シチュエーションなどを具体的に提示します。また業務内容についてもできる限り具体的に記載します。
これによってシステム会社はシステムの規模感が見えることになります。

－期間－

いつからシステムを使いたいか、目安としては希望納期から1～2ヵ月は余裕を見て記載します。
これによってシステム会社は納期から工数を割り出すことで、必要なリソース量が見えてきます。

－金額－

予算は明示します。依頼側がどれだけの予算をかけることができるのかの情報は提案する側にとっては非常に重要だからです。
手のウチを見せるのに抵抗があったり、金額を伏せる発注者は実に多いですが、見積金額が大幅にブレる原因になります。また〇〇～〇〇万円と幅を持たせ、複数パターンの提案を出してもらうのもひとつのテクニックです。
これによってシステム会社は発注側の予算の価値観が分かります。さらに要望の実現可否や＋αの提案も可能になります。

どのようなカテゴリのシステム会社に声をかけるか

ひと口にシステム会社と言っても、専門分野が多岐に渡り、看板の出し方やサービスメニューもそれぞれなので、非常に迷います。医療で例えると様々な分野の専門医が居て誰に診て貰うのが良いか分からないようなものです。

以下にタイプ別に特色をまとめましたので、参考になれば幸いです。

■メーカー系総合ベンダ

ハードウェアを始めとしたIT機器や、ソフトウェア製品、付加サービスをフルラインナップで提供しており、積極的な広告活動を行っているため、名前を聞けばご存じの会社ばかりです。大量の技術者を抱えているため、大規模なシステムプロジェクトを人海戦術でこなすときの人材調達力は屈指のものがあります。顧客は、金融や公共、研究機関、一部上場企業などの大手が中心で、１プロジェクトあたり数十億から千億円規模に達する規模の予算を扱います。多数の下請け孫請けを連ねてゼネコンのようなピラミッド体制でプロジェクトを遂行します。

■Web系制作会社

企業内業務のシステム設計の実績は少なく、Webを中心とした数10万程度～200万円ほどの予算規模の案件を得意としています。やりたいことが明確に決まっており、その作り手（実現手）が欲しい場合は適する可能性があります。その反面、提案力を求めるのは難しいため、発注側は割り切りが求められるといえます。

■独立系システム会社

一言でいえば技術者集団の会社です。社長自身が技術者という場合もあります。本当に優秀な技術者は大手企業よりも、このような小さな会社にいる場合がありますので、ある意味で宝探しかもしれません。ただ現場へのエンジニア派遣を業とする会社が多く発注先として向いているかどうかは事前の調査が要ります。
Webサイトに、Javaとか、PHPとかOracleといった技術用語が並んでいる場合は、同業者への派遣や下請け業の会社です。

■コンサルティング会社

ERPパッケージを導入するためのコンサルティング会社と、製品を前提としない中立的なコンサルティング会社があります。現場への実装力については会社によって大きな実力差があります。自社だけで解決できない案件時に外部のプロとして雇うというパターンが一般的です。

システム会社にコンタクトする

事前に行った重要を元に、目的、予算についての考え、自社の体制についてシステム会社に伝えます。またシステム会社の担当者からいろいろヒアリングされますので、出来る限り丁寧に情報提供します。その際、信頼できるシステム会社かどうか、気持ちよく付き合えるかどうかについては次のチェック内容が参考になります。

■システム完成後の運用について話しが及ぶかどうか

運用まで見据えて話せるということは、そのシステム会社が導入後のシステムの姿を見届けたことの裏付けになります（開発だけを請け負うシステム会社の場合、運用を見据えた提案は期待できません）。特に基幹業務の再構築や、大規模なサービスを作る場合は、最初から最後まで担当したことが重要要件です。逆に全体を俯瞰できないようであれば発注すべきではありません。運用後の姿を見据えて提案ができるかどうかをチェックします。

■システム会社の営業担当者との相性はよいかどうか

システム開発を外部に発注する場合、担当者との相性はとても重要です。一般にシステム開発は数ヶ月に渡るため付き合いは長くなります。長い打ち合わせの合い間で雑談ひとつも交わせなかったり、自分の意見を押しつけようとする相手と何回も会うのは苦痛です。結局おっくうになって適当になってしまっては困ります。

依頼する側は、その間、関係者との調整や、システム環境の手配、運用保守の体制など、頭を使うことがたくさんありますから、話しの通じない人と何時間も話をしていたらストレスが溜まります。それでは良いシステムは生まれません。波調が合う相手と仕事をするにこしたことはありません。

システム会社からの提案、見積を評価する

システム会社からの提案、見積回答についての納得感がある金額かどうかを評価します。（個々の案件によって評価ポイントは異なりますのでここでは一般的なことに留めております）

■まず社内で検討した予算枠に収まるかどうか

OKでしたら開発体制、納期を守るための手段、品質保証の方法をチェックします。
また開発チームのリーダーとも面談します。
（もしこの段階で人選が決まっていない場合は発注を見送るのが無難です）

■収まらない場合、納得のいく説明および提案を得られたかどうか

もし代替手案および段階的な導入という提案（初回リリースのみ予算に収める）があれば検証します。また提示予算と内容では実現不可という結論もあり得ます。その場合は予算を積み増すかどうか検討する必要があるでしょう。

■逆に過度に見積額が低い場合は、体制について説明を受ける

開発体制を絞って人件費を過度に削っていないかどうかチェックします。
また下記の視点でも検証します。
・システム会社の能力や経験不足による見積りミスの可能性はないか？
・担当営業が意図的に低価格で受注しようとしていないか？

いかがでしたでしょうか。
本コラムでは、発注側の予算の価値観をしっかり伝えるというところに、かなり重点を置いて記載しました。要望内容の実現可否や、それに伴う＋αの提案を得るためには欠かせない情報です。相場観が分からない場合でも、自社の財務状況を踏まえて物理予算としての上限はいくらで、気持ちのうえではいくらまでにしたい、というような情報を伝えてみて、システム会社としっかり二人三脚で考えるという姿勢も重要かと思います。

この記事を書いた人について

谷尾薫

オーシャン・アンド・パートナーズ株式会社　代表取締役
協同組合シー・ソフトウェア（全省庁統一資格Aランク）代表理事

富士通、日本オラクル、フューチャーアーキテクト、独立系ベンチャーを経てオーシャン・アンド・パートナーズ株式会社を設立。2010年中小企業基盤整備機構「創業・ベンチャーフォーラム」にてチャレンジ事例100に選出。