RFP作成における最大の課題：予算感を持たないリスクと解決策

2024/08/27

多くの企業を訪問し話を伺う中で目立つのは、システムの規模感や予算感を持たず、基準が曖昧なままRFP作成を進めているケースが多いことです。このように予算感の裏付けが無い状況でシステムベンダに提案を求めることは、まるで無防備な状態で戦場に臨むようなものであり、非常に高いリスクを伴います。このような背景を踏まえ、RFP作成における「予算感」の重要性と、その形成プロセスについて解説するために、本コラムを執筆しました。

はじめに：RFP作成の重要性と課題

中堅企業にとって、ITシステムの導入や再構築は、事業の成長や競争力を左右する重要な局面です。特にデジタル化が進む現代において、適切なITシステムを選定し導入することは、企業の持続的成長に不可欠です。しかし、その成功を左右する要素の一つが、RFP（提案依頼書）の質です。（弊社参考コラム：RFP作成から始まるベンダ選定～選定でシステム開発プロジェクトの結果の8割が決まる）

調査によると、中堅企業の約70%がRFP作成において何らかの課題を抱えており、その中で最も頻繁に挙げられるのが「予算感の欠如」です。実際、RFP作成の段階で予算感を持たない企業は、提案されたシステムのコストに大きなばらつきが生じ、結果として選定プロセスが長期化したり、最終的に想定以上の予算を超過するケースが多発しています。

例えば、ある製造業の中堅企業では、RFP作成時に予算感を持たずにシステムベンダへ提案を依頼した結果、ベンダからの見積もり価格に数倍の差が生じ、最終的に選定プロセスが1年以上にわたることになりました。このような事例は決して珍しいものではなく、RFP作成時に予算感を持つことの重要性を再認識する必要があります。

予算感を持つことの重要性

RFP作成において予算感を持つことは、単なる価格設定以上の意味を持ちます。それは、企業が求めるべき成果や価値を明確にし、それに見合った投資を計画するプロセスです。前述の調査では、予算感を持たない企業のRFP作成が原因で、ITプロジェクトの遅延やコスト超過が発生した割合は、予算感を持つ企業の2倍以上に達しています。

予算感が曖昧なままだと、システムベンダからの提案内容もばらつきが生じ、比較検討が難しくなるばかりか、企業自身が本当に必要なものを見失う危険性もあります。さらに、提案価格が予算を大幅に超えた場合、プロジェクト自体が頓挫するリスクも存在します。

例えば、IT業界で長年の経験を持つコンサルタントが関わったプロジェクトでは、予算感をしっかり持っていたことで、企業は明確な方向性を持ち、適切なベンダ選定を行うことができました。このケースでは、プロジェクトのスケジュールが予定通りに進み、コスト超過も防ぐことができたのです。

予算感を形成するためのプロセス

予算感を形成する際に、最も重要な質問が一つあります。それは、「今回のIT導入がもたらす具体的なご利益（りやく）は何か？」という問いです。この問いを真剣に自社内で検討することが大切です。

なぜこの基本的な問いをあえて強調するのかというと、企業内で問題点が挙げられていても、その問題がなぜ重要なのか、具体的にどのような問題で、解決すると何が良くなるのか、現場にとってどんな意味があり、経営レベルでどんな影響を与えるのかが、担当者すら明確に言葉にできていないケースが多いからです。もし自社だけで答えを見つけるのが難しい場合は、ITコンサルタントと一緒に議論しながら検証するのが効果的です。

ステップ1: 問題解決によるご利益の明確化

まず、RFP作成の初期段階で行うべきことは、ITシステム導入によって解決される問題とそのご利益を明確にすることです。調査によると成功したITプロジェクトの80%以上は、この段階でしっかりとした問題の明確化とご利益の特定が行われています。これにより、企業は何を求めているのか、何が自社にとって最も重要なのかを理解し、RFPにその情報を反映させることができます。

具体的には、企業が直面している課題を深掘りし、それが解決された場合のメリットを数値化することが必要です。例えば、生産性向上によるコスト削減や、顧客満足度の向上による売上増加などが挙げられます。このプロセスは、自社内での議論だけでは不十分であり、RFP支援を行うコンサルティング企業との連携が鍵となります。

一例として、物流業界の中堅企業が新しい在庫管理システムの導入を検討した際、RFP作成の段階でコンサルタントと協力して問題を深掘りし、システム導入後のメリットを明確化しました。その結果、RFPには具体的な目標とそれに見合った予算感が盛り込まれ、システムベンダからの提案も的確なものとなり、プロジェクトがスムーズに進行しました。

ステップ2: ご利益の金額換算

次に、明確化されたご利益を金額に換算するプロセスです。これは、解決策がもたらす価値を具体的な数字に落とし込む作業であり、その数字こそが今回のITシステム導入に対して支払うべき「妥当な予算」となります。調査によれば、RFP作成時にこのプロセスを経て予算感を持った企業は、持たなかった企業に比べてプロジェクトの成功率が約30%高いことが示されています。

例えば、ある小売業の中堅企業では、新しいPOSシステムの導入を検討する際、現行システムの限界と新システムの導入による利益を数値化しました。その結果、導入に見合った予算感を持ち、RFPにその内容を盛り込むことで、ベンダ選定が迅速かつ的確に行われ、結果的に売上が前年比で15%増加する成果を上げました。

このプロセスは、単なる数字の算出ではなく、企業がどれだけの価値をそのシステムに期待しているか、そしてその価値に対してどの程度の投資が正当化されるかを明確にするものです。結果として、企業が抱える問題に対する解決策として、システム導入がどれだけの意味を持つかを数値として示すことができ、予算の設定が合理的かつ納得感のあるものになります。

予算感の明確化がRFPに与える影響

予算感が明確になることで、RFPの内容も一層具体的で実効性のあるものとなります。企業が抱える問題点、その問題が自社に与える影響、そして求めるべき解決策とその理想的な姿がしっかりと整理されていれば、システムベンダに対して伝えるべき情報のクオリティが向上します。

調査データによると、予算感を持つことで、RFPの質が向上し、システムベンダからの提案内容が具体的かつ的確になるケースが多いことが示されています。これにより、企業は適切な選定基準を持ち、迅速な意思決定が可能となります。

例えば、あるサービス業の中堅企業が新たな顧客管理システムを導入する際、予算感をしっかりと持ってRFPを作成しました。その結果、ベンダからの提案はすべて具体的で、比較検討が容易に行われ、わずか3ヶ月で最適なベンダを選定することができました。一方、予算感を持たずにRFPを作成した場合、提案内容がばらつき、比較が困難になり、選定プロセスが長期化するリスクが高まります。

実例に見るRFP作成の成功と失敗

予算感を持たないRFP作成がどれほどのリスクを孕んでいるかは、実際のケースを見れば一目瞭然です。例えば、ある製造業の中堅企業では、RFP作成時に予算感を持たずにシステムベンダへ提案を依頼した結果、ベンダからの見積もり価格に数倍の差が生じ、最終的に選定プロセスが1年以上にわたることになりました。このような事例は決して珍しいものではなく、RFP作成時に予算感を持つことの重要性を再認識する必要があります。

一方で、予算感を明確にしたことで、スムーズかつ迅速にベンダ選定が行われた成功例も少なくありません。予算感を持つことで、企業の問題点やニーズが明確になり、結果としてRFPの質が向上し、最適なパートナーを選定できたのです。

RFP作成の成功に向けた提言

予算感を形成するためには、自社内のリソースだけでなく、外部の専門家やコンサルタントとの連携が不可欠です。例えば、RFP支援を行うコンサルティング企業と協力し、自社の問題点を深掘りし、解決策を具体的な数字に落とし込むことで、予算感を持ったRFPを作成することが可能です。

さらに、予算感を持つことは単にRFP作成の一環としてだけではなく、企業の成長や競争力を向上させるための戦略的なアプローチでもあります。システム導入に関する投資が、企業の未来を切り開く鍵となることを認識し、その投資に対する予算感をしっかりと持つことが、成功への第一歩です。

結論：RFP作成は自社の未来を切り開く鍵

予算感を持つことは、単なる費用の設定ではありません。それは、企業が直面する課題を解決し、成長を促進するための戦略的な投資の指標となるものです。しっかりとしたRFPを作成するためには、予算感を持ち、それを基に具体的かつ明確な要件を定義することが不可欠です。

予算感がしっかりと反映されたRFPは、システムベンダに対して企業のニーズを的確に伝えるだけでなく、企業自身の意思決定を支える重要なツールとなります。結果として、最適なパートナーを選定し、成功するITシステム導入を実現することができるのです。

この記事を書いた人について

谷尾薫

オーシャン・アンド・パートナーズ株式会社　代表取締役
協同組合シー・ソフトウェア（全省庁統一資格Aランク）代表理事

富士通、日本オラクル、フューチャーアーキテクト、独立系ベンチャーを経てオーシャン・アンド・パートナーズ株式会社を設立。2010年中小企業基盤整備機構「創業・ベンチャーフォーラム」にてチャレンジ事例100に選出。