RFPとは何か？成功するRFP作成のためのポイント

2024/09/13

ITプロジェクトやシステム導入を成功に導くためには、適切なパートナーの選定が不可欠です。そのための「道しるべ」として多くの企業で利用されているのが、RFP（提案依頼書）です。しかし、RFPは単に依頼内容をまとめた文書ではなく、プロジェクトの方向性を示し、双方の期待値を明確にするための戦略的なツールでもあります。ここでは「RFPとは何か」という基本的な概念から、その作成において押さえておくべき重要なポイントを解説します。企業の目的やニーズを適切に伝えることで、プロジェクトの成功を引き寄せるRFPの作成方法を、一つ一つの要素に沿って考えていきましょう。

1. RFPとは何か？基本概念と重要性

RFP（Request for Proposal）、つまり提案依頼書とは、企業が新しいシステムの構築やサービスの導入を検討する際に、外部のベンダーやサービス提供者に対して具体的な提案を求めるための重要なドキュメントです。しかし、RFPは単なる書類ではありません。それは、プロジェクトの方向性を定め、必要なリソースを効率的に確保し、プロジェクトの成否を左右する「羅針盤」のような役割を果たします。

2. RFP作成の目的：効果的なパートナーシップのために

RFPの本質的な目的は、適切なベンダーとのパートナーシップを構築することにあります。成功するRFPは、ただ安価な提案を求めるものではなく、企業の課題を深く理解し、価値を提供できるベンダーを選定するための道しるべです。RFPはまた、企業のプロジェクトに対する真摯な姿勢と意図を示す機会でもあります。プロジェクトにかける期待や目的をベンダーに共有することで、より良い提案を受け、長期的な協力関係を築くことができるのです。

3. 効果的なRFPの構成要素

RFPを構成する要素は多岐にわたりますが、特に重要な要素を以下に示します。

背景情報と目的の共有：RFPの冒頭では、プロジェクトの背景と目的を明確にし、なぜこのプロジェクトが必要なのかを示します。ベンダーが目的を理解することで、より効果的な提案が期待できます。
具体的な要件定義：機能要件と非機能要件の両方を具体的に記載します。機能要件にはシステムが「何をすべきか」を、非機能要件には「どのように」動作するべきかを示します。詳細な要件があることで、ベンダーの理解が深まり、提供されるソリューションの精度も高まります。
予算とスケジュールの提示：予算とスケジュールを明確にすることで、現実的な提案が受けやすくなります。企業としての期待と、ベンダーとしての実現可能性を事前に調整できる重要な要素です。
評価基準と選定プロセス：提案をどのような基準で評価するのかを明示することで、ベンダー側もそれに合わせて提案内容を調整しやすくなり、フェアな競争が可能になります。

4. 成功するRFP作成のポイント：現場の声と経営視点の融合

成功するRFPは、現場の具体的なニーズと経営層の視点がしっかりと反映されているものです。現場の担当者は日々の業務を通じて実際の課題を把握しており、その意見を反映させることは非常に重要です。同時に、経営者が「なぜこのプロジェクトを進めるのか」という大きな方向性を示すことで、RFPが戦略的な文書となります。この二つの視点の融合が、後の運用面でも役立つRFPの作成につながります。

5. RFP作成におけるリスク管理と柔軟性の確保

どのプロジェクトにも不確定要素やリスクが存在しますが、RFP作成段階からこれらのリスクを想定し、対策を講じておくことが重要です。たとえば、プロジェクトの変更が発生した場合の柔軟な対応や、進行に伴う予算調整の必要性などについて、ベンダーがどのように対応できるかを事前に明示することで、スムーズなプロジェクト推進が可能となります。

6. RFPの作成プロセスで見落としがちなポイント

多くの企業が見落としがちなのが、RFP作成の初期段階で予算感を固めておくことです。具体的な予算が決まっていないと、ベンダー側も費用の見積もりが難しく、結果的に安価な選択が高くついてしまうことがあります。また、曖昧な表現や不足している要件は、後のトラブルの原因となるため、初期段階での細部への配慮が求められます。

7. まとめ：RFPを活用したプロジェクトの成功へ

RFPは単なる発注プロセスを超えて、企業の戦略的な投資に貢献するツールです。適切なRFPを作成することで、企業が期待するパートナーを見つけるだけでなく、プロジェクトが真に求められる成果を生み出すための基盤が築かれます。しっかりとした準備と計画を通じて、RFPを効果的に活用し、プロジェクトの成功を引き寄せましょう。

この記事を書いた人について

谷尾薫

オーシャン・アンド・パートナーズ株式会社　代表取締役
協同組合シー・ソフトウェア（全省庁統一資格Aランク）代表理事

富士通、日本オラクル、フューチャーアーキテクト、独立系ベンチャーを経てオーシャン・アンド・パートナーズ株式会社を設立。2010年中小企業基盤整備機構「創業・ベンチャーフォーラム」にてチャレンジ事例100に選出。