RFP作成におけるコンサルの重要性と成功に導くポイント

2024/10/31

注：本稿は当社（オーシャン）のPRを含みます

1. なぜRFP作成にコンサルが必要か？

企業がシステム導入やプロジェクトのためのRFP（提案依頼書）を作成する際、見過ごされがちな課題があります。それは、現場での実務と経営の視点、そして企業の目的がしっかりと噛み合っていないことです。企業内だけでRFPを作成すると、方向性が曖昧になったり、要件が不足したりしがちです。コンサルタントはこのようなギャップを埋めるプロとして、RFPの戦略的な側面を強化し、リスク管理と現実的な計画づくりを支援します。結果として、プロジェクトの成功確率が高まり、企業にとって最適なパートナーを見つけやすくなるのです。こちらのコラム「システムベンダー依存からの脱却：RFP（提案依頼書）作成力が鍵」でも詳しく解説しています。

2. RFP作成コンサルタントが提供する主なサポート内容

コンサルタントは、RFP作成を多面的にサポートします。以下が主な支援内容です。

プロジェクト目的の明確化と方向性の確認：コンサルは、企業のニーズと課題を詳細にヒアリングし、プロジェクトの方向性を確認します。これにより、プロジェクトが企業の戦略や目的に合致するよう導きます。
現場の声の反映と経営視点の調整：現場の実務者のニーズと、経営層の目指す方向性を調整し、全体が一貫したRFPにまとめられるよう支援します。
リスクの特定と対策：プロジェクトに伴う潜在的なリスクを事前に洗い出し、それに備えた対策案を盛り込みます。これにより、計画の変更や追加コストが発生するリスクを減らします。
評価基準の策定支援：提案を評価するための基準や、選定プロセスの明確化もコンサルタントの役割です。これによって、公平な選定ができる体制が整います。

3. 効果的なRFPを作成するためにコンサルが重視する要素

RFP作成においてコンサルタントが特に重視するのは、企業全体のニーズに基づいた現実的な計画と、プロジェクト成功のための実効性です。以下が重要なポイントです。

現場のリアルな課題の反映：現場で実際に起こっている課題を正確に反映することで、RFPが具体的で実行可能なものになります。
実現可能な予算感とスケジュール設定：プロジェクトを成功に導くためには、現実的かつ実現可能な予算とスケジュールの設定が不可欠です。企業によっては「予算をベンダに開示すること」に抵抗を感じる場合もありますが、その点の重要性については、こちらのコラム「RFP作成における最大の課題：予算感を持たないリスクと解決策」でさらに詳しく解説しています。また、スケジュール設定においても、あまりにタイトなスケジュールではリスクが高まり、逆に緩すぎるスケジュールではコストが膨らむ可能性があります。コンサルタントの役割は、こうしたリスクを最小限に抑えつつ、プロジェクトが計画通りに進行する現実的なスケジュールを設計することです。

評価基準の透明性とプロジェクトの方向性の共有：コンサルはベンダー側からの理解も深めるため、選定基準とプロジェクトの目的を一貫して共有し、公平かつ精度の高い提案を引き出します。

4. コンサルが関わることによるRFP作成の効果と成果

コンサルタントがRFP作成に加わることで、以下のような具体的な効果が得られます。

提案内容の精度向上：詳細な要件定義と目的の明確化により、ベンダーの提案内容が企業のニーズに合致しやすくなります。
コストとリスクの最適化：コンサルタントの支援によって、予算内でリスクを抑えた計画が立てられるため、プロジェクトが順調に進行しやすくなります。
プロジェクトの実現性の向上：関係者間の合意形成と一貫性あるRFPによって、プロジェクトが現実的かつ効果的に進行しやすくなります。コンサルタントが関わることで、見えない課題が表面化し、スムーズな推進が可能になるのです。

5. まとめ：成功するRFP作成のために、コンサルを効果的に活用する方法

適切なコンサルタントがRFP作成に関わることで、企業は戦略的なRFP作成が可能になります。成功するRFPには、現場と経営の両方のニーズを取り入れ、透明性のある評価基準、そしてリスクに備えた計画が必要です。コンサルを効果的に活用することで、企業はプロジェクトの成功確率を高め、適切なパートナーと出会うための最適な土台を築けるでしょう。

「RFP作成コンサルティング」について

当社、オーシャン・アンド・パートナーズ株式会社では、単に要件を整理するだけでなく、企業の目的や課題を深く理解し、実現可能な計画を共に設計することを使命としています。経験豊富なコンサルタントが、お客様と伴走しながら現場の声や経営視点を反映した戦略的なRFP作成をサポートします。RFPの質を高め、最適なパートナー選定とプロジェクト成功を目指すために、ぜひ私たちのコンサルティングサービスをご活用ください。

この記事を書いた人について

谷尾薫

オーシャン・アンド・パートナーズ株式会社　代表取締役
協同組合シー・ソフトウェア（全省庁統一資格Aランク）代表理事

富士通、日本オラクル、フューチャーアーキテクト、独立系ベンチャーを経てオーシャン・アンド・パートナーズ株式会社を設立。2010年中小企業基盤整備機構「創業・ベンチャーフォーラム」にてチャレンジ事例100に選出。