パッケージか自社開発か？コストと柔軟性で選ぶITシステムの最適解

2024/11/29

1. はじめに：ITシステム選定が経営を左右する

ITシステムは、現代の経営において競争力を左右する重要な基盤です。経営の意思決定が迅速に実行され、成果を上げるスピードは、ITシステムの整備度合いに大きく依存しています。しかし、ITシステムの選定は決して簡単ではありません。特に「パッケージ」と「自社開発」という2つの選択肢の間で、多くの企業が悩みを抱えています。

パッケージは完成度の高い標準機能が魅力ですが、業務要件に応じたカスタマイズが増えると、その利点が薄れることがあります。一方、自社開発は業務プロセスに最適化できる自由度がある一方で、初期費用の高さや完成形が見えにくいという課題を抱えます。

本コラムでは、これらの選択肢について、そのメリットとデメリットを掘り下げ、選定における成功の鍵を明らかにします。

2. パッケージシステム：その魅力と落とし穴

パッケージシステムのメリット

導入の迅速さ
パッケージシステムは既製品であり、ゼロからの設計・開発が不要なため、短期間で導入できます。多くの企業が、この迅速さを評価し、特にスピードが求められる場面では優先的に採用しています。
初期コストの抑制
標準機能が整備されているため、初期コストを低く抑えることが可能です。たとえば、業務フローに大きな変化がない場合、標準機能をそのまま活用することで大幅なコスト削減が期待できます。
完成後のイメージの具体性
デモやプロトタイプを通じて、導入後の運用イメージを確認できる点も大きな利点です。これにより、関係者全員がシステムの完成形を共有しやすく、導入時のミスマッチを減らせます。

パッケージシステムのデメリット

カスタマイズのリスク
業務要件に応じたカスタマイズが必要になる場合、当初の計画が大幅に崩れるリスクがあります。

・コスト増加：日本情報システムユーザー協会の統計によると、カスタマイズ部分の保守費用は年間約10%前後が目安とされており、導入後の総コストが膨れ上がることが多いようです。

・保守性の低下：標準機能から外れる部分が多いほど、ベンダー依存が強まり、システムのアップグレードが困難になります。
柔軟性の制約
パッケージの標準機能に業務プロセスを合わせる必要があるため、業務の特殊性や独自性を活かしにくくなることがあります。また、将来的な事業拡大や業務変更に対応できない場合、システム刷新が早期に必要になるリスクがあります。
プロジェクト管理の複雑化
パッケージ導入プロジェクトでは、現場の要望がカスタマイズ範囲を膨らませることがよくあります。ある企業では、当初「完成度の高い標準機能」を評価してパッケージを導入しましたが、現場の声に対応するうちにカスタマイズが膨れ上がり、最終的に導入が頓挫しました。この事例では、数千万円の損失を計上し、導入を断念せざるを得ませんでした。

3. 自社開発：柔軟性と難易度の高い選択肢

自社開発のメリット

業務プロセスへの完全適合
自社の業務要件に最適化されたシステムを構築できるため、業務効率や競争力を最大化できます。特に、他社との差別化要因となる独自のプロセスを持つ企業では、このメリットは非常に大きいです。
柔軟性と拡張性
事業の成長や業務プロセスの変化に対応しやすく、長期的な競争力を維持するための強力な基盤を構築できます。
主導権の維持
システム設計や運用の自由度が高く、外部ベンダーへの依存を最小限に抑えることができます。これにより、コアビジネスの戦略をシステムに反映しやすくなります。

自社開発のデメリット

形がない投資への不安
完成形が具体的に見えにくいため、経営層やプロジェクト関係者の不安が高まりやすいです。このため、プロジェクトの進行中に軌道修正が頻発し、結果としてスケジュールやコストが膨らむリスクがあります。
開発ベンダーの選定の難しさ
自社業務や戦略を正確に理解し、システムに反映できるベンダーは限られています。ベンダー選定を誤ると、システムが業務要件を満たさないまま完成するリスクがあります。
初期コストの高さ
初期開発費用はパッケージよりも多く見積もられることが多い傾向があります。そのため、ROI（投資対効果）を明確に評価することが必要です。

4. パッケージと自社開発の選定ポイント

パッケージを選ぶ場合

カスタマイズを最小限に
業務プロセスを標準機能に適応させることで、コストや保守の負担を軽減できます。
保守費用を考慮
本体の保守費用とカスタマイズ部分の保守費用を試算し、長期的なコストを見積もります。
得意分野の見極め
パッケージが得意とする業務分野と自社業務の適合性を評価します。

自社開発を選ぶ場合

業務要件の整理と明確化
優先順位を明確にし、開発の焦点を絞ることで無駄な開発コストを削減します。
優れたベンダーの選定
業務プロセスや戦略を深く理解し、それを具現化できるスキルを持つベンダーを選ぶことが重要です。
ROIを重視
短期的なコストだけでなく、長期的な運用メリットを重視して判断します。

5. 成功事例と失敗事例

成功事例：標準機能を最大限活用したパッケージ導入

ある製造業では、業務プロセスを標準化し、カスタマイズを最小限に抑えたことで、コストと導入スピードの両方を最適化しました。保守費用も抑えられ、運用トラブルも減少しました。

失敗事例：過剰なカスタマイズによる頓挫

一方、小売業の例では、現場要望に応じたカスタマイズが膨大になり、コストとスケジュールが大幅に超過。最終的に導入を断念し、多額の損失を計上しました。

6. 最適な選択をするためのステップ

ITシステムの選定は、経営や事業の成否を左右する重要な意思決定です。ここでは、パッケージシステムと自社開発の選択を成功に導くための具体的なステップを解説します。

ステップ1：業務要件の整理と優先順位付け

どのシステムを選ぶにしても、まず自社の業務要件を徹底的に整理し、優先順位をつけることが重要です。

現在の業務プロセスをマッピングする
業務フローを可視化し、どのプロセスがシステム化の対象となるのかを明確にします。特に、現場から吸い上げた要件が「必要不可欠」なのか、「あれば便利」なのかを区別することがポイントです。
業務の標準化を検討する
パッケージ導入の場合、業務を標準機能に適合させることでカスタマイズを減らし、コストとリスクを抑えることができます。そのため、業務プロセスを可能な範囲で標準化することが効果的です。
優先順位を明確にする
必要な機能をリストアップし、事業に直結する重要なプロセスから優先的に検討します。たとえば、収益に直結する販売管理や在庫管理が優先されるべきケースが多いです。

ステップ2：パッケージと自社開発の長期的なコストと柔軟性を評価

短期的な初期コストだけでなく、運用や保守を含めた長期的なコストを試算します。また、事業の成長や業務変更に対応できる柔軟性も考慮する必要があります。

パッケージシステムの場合
本体の保守費用は年間約20%、カスタマイズ部分は約10%のコストがかかるという統計データがあります（出典元：日本情報システムユーザー協会）。これらを考慮して5年間の総コストを試算し、導入のメリットとデメリットを定量的に評価します。
自社開発の場合
初期費用はパッケージより高額になる傾向がありますが、柔軟性や業務プロセスの最適化による長期的なメリットを評価します。開発ベンダーとの契約において、運用後のサポート体制や追加開発のコストについても明確にしておくことが重要です。

ステップ3：プロジェクト管理体制の整備とリスクの最小化

システム選定後、プロジェクトを円滑に進めるための体制構築が成功の鍵です。

経営視点と現場視点のバランスを取る
経営層からの視点を反映することで、戦略的な意思決定が可能になります。同時に、現場から吸い上げた具体的なニーズを無視せず、適切な折り合いをつける必要があります。
過剰なカスタマイズを抑制する
カスタマイズの範囲を適切に管理し、プロジェクトのスコープが広がりすぎないように注意します。現場の「便利機能」をすべて盛り込もうとすると、プロジェクトが複雑化し、失敗リスクが高まります。
明確なプロジェクトスケジュールとマイルストーン設定
導入プロセスを段階的に進めるため、明確なスケジュールとチェックポイントを設定します。これにより、問題が早期に発見され、適切な対応が可能になります。

ステップ4：適切なベンダー選定と明確なコミュニケーション

特に自社開発の場合、ベンダー選定がプロジェクト成功の要となります。

ベンダーの実績と能力を確認する
ベンダーが類似業界や業務領域での経験を持ち、信頼性のあるサポート体制を提供できるかを評価します。また、開発能力だけでなく、業務要件を正しく理解できるコミュニケーション能力も重要です。
契約内容を詳細に定義する
開発範囲、保守体制、追加機能の開発費用などを契約書に明記します。特に、運用開始後のサポート体制については、具体的な内容を取り決めておく必要があります。
定期的な進捗報告とレビューの実施
プロジェクト進行中は、定期的に進捗状況を共有し、計画と実際のギャップをレビューします。これにより、プロジェクトの軌道修正が迅速に行えます。

具体例を含めたステップの実行

ケース1：パッケージ導入の成功例
ある製造業では、標準機能に業務プロセスを合わせることで、カスタマイズを最小限に抑えました。また、プロジェクト開始時に経営層と現場の代表者を含めた検討チームを編成し、カスタマイズを事前に制限する方針を設定しました。その結果、スケジュール通りに導入が完了し、保守費用も計画内に収まりました。
ケース2：自社開発の失敗例
ある小売業では、現場の要望をすべて盛り込む形で自社開発を進めた結果、スコープが拡大し、開発期間が2倍以上に延びました。また、要件定義が不十分だったため、完成後のシステムが業務に適合せず、追加開発費用が発生しました。このケースでは、要件整理とベンダー選定の失敗が致命的でした。

7. おわりに

ITシステムの選定は、単なる技術的な問題ではなく、経営戦略そのものです。企業が置かれた状況に最適な選択を行い、成功に導くためには、十分な検討とプロジェクト管理が欠かせません。本コラムが、皆様のシステム選定に役立つ一助となれば幸いです。

この記事を書いた人について

谷尾薫

オーシャン・アンド・パートナーズ株式会社　代表取締役
協同組合シー・ソフトウェア（全省庁統一資格Aランク）代表理事

富士通、日本オラクル、フューチャーアーキテクト、独立系ベンチャーを経てオーシャン・アンド・パートナーズ株式会社を設立。2010年中小企業基盤整備機構「創業・ベンチャーフォーラム」にてチャレンジ事例100に選出。